مدیریت زمان و برنامه ریزی

 

اهمیت مدیریت زمان

تا به حال بسیار شنیده اید که وقت طلاست و فقط افراد بی هدف وقتشان را با تنبلی یا پرداختن به کارهای بیهوده تلف می کنند. اگر انسان هدفداری هم باشید ممکن است برای انجام کارهای زیادی که در پیش دارید وقت کافی نداشته باشید. به عبارت دیگر همیشه به اندازه کافی وقت داریم ! کافی است از آن به درستی استفاده کنیم. این صحبت بدین معنی است که بسیاری از کارهایی که وقت زیادی را از ما می گیرند بیهوده، غیر ضروری، و یا با بازدهی پایین است. اگر وقتتان را با کارهای کم ارزش مثل تماشای تلویزیون، گفتگوهای بی هدف و طولانی ، سر کوچه ایستادن، مهمانی رفتن زیاد، خواندن مجلات ورزشی زیاد، خواندن زیاد روزنامه، پیگیری بیش از حد مسائلی که در خوشبختی شما نقش زیادی ندارند، و غیره تلف کنید به این کارهای بیهوده عادت می کنید. و دیگر نمی توانید کارهای ارزشمند و موفقیت آمیز که در سرنوشتتان مؤثر است انجام دهید زیرا وقت آن را ندارید. بخصوص اینکه قسمت زیادی از فکر و مغزتان درگیر کارهای بیهوده ای می شود که می تواند سد راه پیروزی و موفقیت شما شود.

واقعیت این است که زمانی را که برای خواندن یک مجله ورزشی می گذارید همان زمانی است که می توانید صرف خواندن یک کتاب مفید نمایید و زمانی را که به گفتگوهای پوچ درباره بازیکنان یک تیم فوتبال تلف می کنید همان زمانی است که می توانید در محضر یک استادکار و یا معلم ، فن جدیدی را یاد بگیرید. اگر از انرژی و وقت خود برای کارهای ارزشمند استفاده کنیدیقینا انسان ارزشمندی می شوید. مدیریت زمان مدیریت زندگی و سرنوشت است.

معمول ترین عامل اضطراب در دنیای امروز داشتن کار زیاد و وقت کم است. در واقع " فقر زمانی " بزرگ ترین مسئله ای است که امروز با آن روبرو هستیم. به علت محدودیت هایی از قبیل کمبود بودجه ، کاهش تعداد کارمندان، کوچک کردن سازمان ها و فشارهای رقابتی، افراد مجبور به قبول مسئولیت های بیشتری می شوند. مسئولیت هایی که برای عملکرد عادی سازمان یا بخشی از آن ضروری است. اینجاست که اهمیت مدیریت زمان و اولویت بندی امور بیش از پیش احساس می شود.

 

 

اصول مدیریت زمان

رموز موفقیت در مدیریت زمان عبارتند از:

1- تعیین اولویت در کارها

2- تمرکز کامل روی یک فعالیت برای مدت زمان معینی

شاید بهترین کار این باشد که مدام این سؤال مهم را از خود بپرسید:" در این لحظه بهترین استفاده ای که می توانم از وقتم بکنم چیست؟ " این سؤال بیش از هر پرسش دیگری می تواند شما را ساعت به ساعت هدایت کند.

اول مهم ترین کارها را شروع کنید

گرایش طبیعی همه ما این است که سعی خودمان را در کارهای کوچک به کار ببریم و در برابر این وسوسه که اول کارهای کوچک را تمام کنیم تسلیم می شویم. چون انجام کارهای کوچک آسانتر و اغلب نوعی تفریح است. اما باعث می شود که از انجام کارهای مهم عقب بیافتیم و در نتیجه دچار اضطراب بشویم. پس سازماندهی کارها و تمرکز روی ارزشمندترین آنها در واقع یعنی شروع اعمال کنترل روی وقت مان و کاهش میزان اضطراب.

تصمیم بگیرید

همین امروز تصمیم بگیرید یکی از بهترین افراد در زمینه مدیریت زمان باشید و به وسیله آن زندگی شخصی و حرفه ای خودتان را در مسیر پیشرفت و تعالی قرار دهید. به همین دلیل است که فرانکلین می گوید: " اگر زندگی را دوست دارید، زمان را هدر ندهید چون اساس زندگی است."

از گرانبهاترین سرمایه تان استفاده کنید

بزرگ ترین و تنها سرمایه شما در زندگی زمان است. اگر وقت فراوانی داشته باشید تقریبا انجام هر کاری امکان پذیر است. ولی اگر به هر دلیل، زمان متوقف شود، همه امکانات هم نابود خواهد شد. ملکه الیزابت اول، ملکه انگلستان، یکی از ثروتمند ترین زنان جهان بود و نصف مملکت به او تعلق داشت. هنگامی که در بستر مرگ بود، رو به پزشک خود کرد و گفت:" برای چند دقیقه وقت بیشتر حاضرم همه دارایی ام را بدهم."

همین الآن شروع کنید

زمان مناسب برای دانستن قدر هر دقیقه گرانبها از عمرمان همین الآن است، نه بعدا که دقیقه ها از دست رفته اند.

دید بلند مدت داشته باشید

دکتر ادوارد بن فیلد از دانشگاه هاروارد در نتیجه مطالعات عمیق خود درمورد موفقیت و اولویت بندی به این نتیجه رسید که موفق ترین افراد و آنهایی که برای کسب استقلال مالی بیشترین شانس را دارند، همیشه با هر تصمیم خود در زمان حال، آینده را هم در نظر می گیرند و هر چه این افراد آینده دورتری را برای برنامه ریزی مد نظر قرار می دهند احتمال موفقیت آنها بیشتر می شود.

از لذت های فوری چشم پوشی کنید

اقتصاددانان می گویند:" علت اصلی شکست های مالی و شخصی گرایش طبیعی افراد به صرف همه درآمدشان و حتی بیشتر از آن و انجام کارهای آسان و لذت بخش است. از طرف دیگر، انجام کارهای مهم گر چه ممکن است مشکل باشد، شاهراه رسیدن به عزت نفس و رضایت مندی است." چیزی که به آن "آینده" می گوییم به زودی به زمان حال تبدیل می شود و هر فداکاری که امروز انجام بدهیم با بهره مرکب آن در آینده ای درخشان در انتظار شماست.

ارزش هایتان را مشخص کنید

اساس برنامه ریزی شخصی باورها و ارزش های شماست. این ارزش ها هسته مرکزی وجود شما را به عنوان یک انسان تشکیل می دهند، زمینه اصلی باورهای شما هستند و موجب انسجام شخصیت شما می شوند. مشخص کردن ارزش ها گام اول برای ایجاد اعتماد به نفس، عزت نفس و پرورش شخصیت است. وقتی بر مبنای ارزش های خودتان زندگی کنید. احساس قدرت ذهنی، رضایت و توانمندی می کنید و می توانید به اهدافتان دست پیدا کنید.

ببینید چه چیزی واقعا باعث شادی شما می شود و زندگی تان را بر اساس آن سازماندهی کنید. ارزش های واقعی خودتان را بنویسید و بر مبنای آنها برنامه ریزی کنید. برای تعیین ارزش هایتان به باورهایتان فکر کنید. باورهای خود شما نه چیزهایی که دیگران از شما انتظار دارند. از همه اشتباهات تان درس بگیرید و آنها را یادداشت کنید. از این اشتباهات مانند پله ای برای صعود به سوی موفقیت های بزرگ در آینده استفاده کنید.

توجه به سه محور اصلی زندگی

زندگی خود را در اطراف سه محور "خانواده" ، "شغل" ، و "اهداف شخصی" سازماندهی کنید. ضروری است که مدام از امور جاری فاصله بگیرید و با تقسیم منطقی وقتتان برای این سه محور اصلی ، به جای اینکه تحت فشارهای مختلف زندگی قرار بگیرید بر زندگی تان مسلط شوید. صرف چند لحظه تفکر برای استفاده از وقت، مدیریت آن را بهبود می بخشد.

هدف هایتان را مشخص کنید

اهداف ملموس و غیر ملموس شما در زمینه شخصی ، خانوادگی ،و شغلی چه هستند؟ یک هدف ملموس خانوادگی می تواتند خانه بزرگتر، اتومبیل بهتر، تلویزیون مدرن تر، یک مسافرت و هر چیز دیگری که با پول سر و کار دارد باشد. هدف های غیر ملموس مثل روابط بهتر با اعضای خانواده، صرف زمان بیشتر برای قدم زدن با آنها یا کمک در امور منزل است. هدف و عصاره اصلی مدیریت زمان دستیابی به اهداف خانوادگی و شخصی است.

زمینه دوم اهداف حرفه ای است این زمینه با اهداف گروه اول در ارتباط است. چطور می توانید درآمدی داشته باشید که به وسیله آن به اهداف خانوادگی دست پیدا کنید؟ چطور می توانید صاحب مهارت ها و توانایی هایی بشوید که از دیگران جلو بیافتید؟

سومین زمینه اهداف شخصی ( پرورش شخصیت) است. فراموش نکنید پیشرفت بیرونی شما وابسته به پیشرفت درونی تان است. اگر بخواهید در زندگی شخصی و حرفه ای به اهداف ارزشمندی دست پیدا کنید، باید اول خودتان را پرورش بدهید. بزرگ ترین رمز موفقیت این است که بدانید شما می توانید هر چه می خواهید بشوید و به هر هدفی که مد نظرتان است برسید، به شرطی که بدون وقفه روی خودتان کار کنید. سعی کنید هر روز در جهت رسیدن به اهداف در سه زمینه شخصی، خانوادگی، وشغلی گامی به جلو بردارید.

روشن کردن اهداف

کلید اصلی برای دستیابی به موفقیت های بزرگ ، روشنی اهداف است. موفقیت شما در زندگی عمدتا به این بستگی دارد که تا چه اندازه آنچه که واقعا می خواهید برایتان روشن باشد. افرادی که اهداف مکتوب و روشن دارند در مدتی کوتاه به موفقیت هایی دست می یابند که افراد بی هدف تصور آن را هم نمی کنند. هر چه اهدافتان را بیشتر بنویسید و بازنویسی کنید و درباره انها فکر کنید، در ذهنتان روشنتر می شوند. در این صورت به احتمال زیاد بیشتر به کارهایی که شما را به اهدافتان نزدیک می کند خواهید پرداخت و وقت کمتری را صرف کارهای نامربوط خواهید کرد.

اصل پارتو

یکی از مفید ترین اصول مدیریت زمان و زندگی اصل 80/20 است که به نام پایه گذار ایتالیایی آن ویلفردو پارتو ، که آن را در سال 1895 ابداع کرد، نامیده شده است. پارتو متوجه شد که در جامعه او مردم به دو گروه تقسیم می شوند:"تعداد کم و مهم" شامل 20 در صد افراد صاحب ثروت و قدرت و "تعداد زیاد و کم مایه" شامل 80 درصد مردم از طبقات پایین اجتماع. پارتو بعدا متوجه شد که سایر فعالیت های اقتصادی هم از این اصل پیروی می کنند. برای مثال، طبق این اصل ، 80 در صد از نتایجی که به دست می اورید نتیجه 20 درصد از فعالیت شماست، 20 درصد مشتری ها 80 درصد خرید را انجام می دهند، 20 درصد کالا و خدمات 80 درصد سود را به وجود می آورند و مانند آن.

اصل پارتو را در همه کارهای خود به کار ببندید زیرا این خود یک بزرگراه خوشبختی است. برای مثال در زندگی شما فعالیت هایی وجود دارد که با 20 درصد وقت گذاشتن برای آنها سبب نتایج معادل 80 درصد می شوند، و بر عکس، شما ممکن است سال ها مشغول به کاری باشید که 80 درصد وقت شما را به خود اختصاص دهد ولی فقط 20 درصد در زندگی شما مؤثر باشد. دقت کنید که اینطور نباشد.

اگر هدف هایتان را لیست کنید و از نظر اهمیت شماره 1 تا 10 به آنها بدهید، می بینید که 20 درصد از هدف های بالا ، 80 درصد در خوشبختی و زندگی شما مؤثر است در حالیکه 80 درصد بقیه هدف ها فقط 20 درصد از آرزوهای شما را برآورده می کند. زمان را در کنترل خود بگیرید و وقتتان را بیهوده تلف نکنید. به طوریکه اولویت را بر کارها و برنامه هایی بگذارید که 80 درصد در رسیدن به هدف ، شما را کمک می کند. همین الآن دست به کار شوید و حداقل 5 کار بیهوده و کم ارزشی که تا کنون سبب اتلاف وقت و عمر شما شده است را یادداشت کرده و به جای آن 5 کار خوب و ارزشمند را جایگزین کنید و عملا آنها را به اجرا درآورید. با این کار بعد از مدت کوتاهی از بیهودگی دور و تبدیل به انسان ارزشمندی می شوید. شک نکنید.

 

نویسنده : نیره آزادی نقش کارشناس ارشد مشاوره از دانشگاه علامه طباطبایی

 

بیشتر بخوانید: 

رازهایی که زنان را در زندگی شخصی و حرفه ای به موفقیت می رساند

 

برای مشاهده ویدئوهای متنوع کلیک کنید :  نماشا ، نگاه نو

 

منابع:

- کتاب مهارت زندگی در جامعه امروز نوشته مهندس داود سعادت کیش

- کتاب استفاده از مدیریت زمان در زندگی شخصی و حرفه ای نوشته برایان تریسی